الفرق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي
الفرق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي؛ عند مناقشة كل منهما نجدهما متقاربان جدًا في معظم المهام، والواجبات عدا أن من البديهي أن السكرتير التنفيذي مهامه أكثر من السكرتير العادي، ويكون هذا خاضعا لنظام الشركة، أو المؤسسة التابع لها.
الفرق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي
يتضح الفرق بين كلا من السكرتير والسكرتير التنفيذي من خلال المهام التي يقوم كل طرف منهما، فنجد أن مهام السكرتير تكمن في:
- مسؤول عن تنظيم العمل داخل المكتب، أو المؤسسة، أو المنشأة التابع لها.
- وضع جداول لتنظيم المواعيد المهمة، والمقابلات الخاصة بالمدير، أو رب العمل.
- العمل على ترتيب الأوراق، والمستندات الخاصة بالعمل؛ الوارد، والصادر منها.
- القيام بالرد على، واستقبال المكالمات الهاتفية، والرسائل الإلكترونية، والفاكسات الخاصة بالعمل.
- التواجد ضروري أثناء الاجتماعات، والمؤتمرات لتدوين الملاحظات المهمة.
- يقوم بالإشراف المباشر على جميع الأقسام التابعة للمؤسسة، أو المنشأة وتقدين صورة واضحة للمدير، وكذلك تنفيذ الأوامر، والقرارات بها.
- كتابة التقارير التي توضح الحالة العامة للمؤسسة، وحالة العاملين بها.
- استقبال جميع الشكاوى الخاصة بالعمل، وعرضها على مدير العمل.
- يقوم أيضًا بعمل كحلقة وصل بين العاملين، ومدير العمل وتوصيل الاقتراحات، والأوامر.
- مراقبة البيئة العامة للعمل، والإشراف على العاملين.
بينما نجد مهام السكرتير التنفيذي تتلخص فيما يلي: –
- يقوم السكرتير التنفيذي بإعداد المراسلات، القرارات الخاصة لبيئة العمل.
- تنظيم كل ما يخص العروض التقديمية من موارد سواء أكانت بشرية، أو غيره.
- يقوم بدراسة كل ما يخص أو يتعلق برحلات المدير العام للمؤسسة.
- توفير المساكن الخاصة بزوار المؤسسة أو الشركة من الخارج في الفنادق، أو غيره.
- مسؤول عن تنظيم وتجهيز القاعات الخاصة بالمؤتمرات، أو الاجتماعات.
- القيام بعملية متابعة مستمرة لأعمال المدير العام للعمل.
- تقديم التقارير بمصاريف الشركة، كل الصادرات منها.
- تأمين كافة مستلزمات، ومصاريف الاجتماعات، والمؤتمرات.
- العمل على توفير الأساسيات المكتبية للعمل، وكذلك قطع الأثاث بأسعار مناسبة.
- القيام بإتمام الصفقات الخارجية للشركة، وخاصة في شركات الشحن.
- القيام بوضع الأرشيف الرقمي، والورقي للعمل.
- القيام بجميع متطلبات العمل من النسخ، والتصوير للأوراق.
- ترتيب جميع الرسائل الإلكترونية، والأرقام الخاصة بالعمل وترتيب جميع بيانات العمل.
- ينوب السكرتير التنفيذي في حالة غياب المدير العام في إجراء المقابلات، وإصدار القرارات.
الفرق بين المساعد التنفيذي والسكرتير
بعدما ناقشنا الفرق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي؛ يبقى العمل على المساعد التنفيذي؛ المساعد التنفيذي هو أيضًا المساعد الشخصي،
وهو من يكون المسؤول عن تقديم أنواع مختلفة من المساعدات للإداريين، وخدمات دعم للمديرين التنفيذين رفيعي المستوي من أصحاب العمل السياسي، والأعمال.
عادة ما ينظر للمساعد التنفيذي على أنه الوجه المنظم لأنه ببساطة نادرا ما تجد وسيلة للوصول للسلطة التنفيذية دون المرور عليهم، وهو مساعد الشخصيات العامة، وأصحاب التأثير بالمجتمع. ومن أبرز مهامه: –
- القيام بالمكالمات الهاتفية الخاصة، والرسائل.
- تحديد مواعيد السلطات التنفيذية.
- القيام بإجراءات كل ما يتعلق بالسلطة التنفيذية.
- الحضور بالمقابلات لتسجيل الملاحظات، والإمساك بدفاتر العمل.
لا يفوتك معرفة: مفهوم السكرتارية | أشهر 11 مشاكل للسكرتارية
الوصف الوظيفي للسكرتير التنفيذي
بعد مناقشة الفرق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي، يمكننا وصف مهام السكرتير التنفيذي بصورة دقيقة فيما يلي: –
- القيام بتقديم الدعم الإداري والمكتبي إلى الإدارات أو الهيكل التنفيذي.
- التفقد اليومي والعمل على ترتيب وتنظيم ونظافة المكتب.
- جدولة الاجتماعات وترتيب غرف الاجتماعات، واللقاءات.
- إشعار المدير حول أية إلغاءات للاجتماعات أو إقرار اجتماعات جديدة
- إدارة إجراءات السفر والجدول الزمني الخاص بها والقيام بجميع متعلقات السفر.
- التعامل مع الطلبات الخاصة بالحصول على المعلومات مباشرة وتوفيرها بأسرع وقت ممكن وبصورة سلسة قدر الإمكان.
- أعداد المراسلات والبريد الإلكتروني بصورة شاملة.
- ترتيب البريد الصادر والوارد والقيام بتوثيقه وتسجيله وترقيمه.
- إعداد التقارير الإحصائية.
- إدارة جداول البيانات.
- استقبال الزوار وتحيتهم، والعمل على حل المشكلة معهم بشفافية وتحصر.
- إعداد الوثائق السرية والحساسة والتعامل معها بأمانة وإخلاص
- تنسيق وإدارة الأعمال الخاصة بالمكتب.
ننصحك بقراءة: اسئلة في المقابلة الشخصية وإجابتها المثالية
وظائف السكرتير التنفيذي
تتسم مهنة السكرتير التنفيذي بالجدية، والقدرة على إدارة الوقت، والموارد، ومعالجة الأمور خاصة في حالات الطوارئ، ومن أهم وظائف السكرتير التنفيذي ما يلي: –
- الاتصالات الهاتفية بشتى صورها.
- إعداد المراسلات الهاتفية، والإلكترونية.
- تنظيم كل ما يتعلق بالاجتماعات، والمؤتمرات.
- تنظيم مواعيد المدير العام، أو المدير التنفيذي.
- ترتيب السفريات من الأوراق السفرية، ومدة الرحلة، ومكان الإقامة.
- متابعة الأعمال الإدارية.
- استخدام مختلف تطبيقات، وبرامج الحاسب الآلي.
- الإنشاء والتنظيم للأعمال الخاصة بشؤون العاملين في الإدارة.
تعريف السكرتير التنفيذي
السكرتير التنفيذي هو الشخص الذي يكون مسؤول عن الحفاظ على جداول أعمال المدير التنفيذي، والمساعدة في تخطيط المواعيد،
والاجتماعات، ومجالس الإدارات المختصة، وتلقي المكالمات، وإعادة إرسالها، والقيام بالكثير من المهام الإدارية، والتي تشترك الخبرة في إدارة الوقت، والموارد، والأزمات.
شاهد أيضًا: صفات السكرتير الناجح وأبرز 5 مهام للسكرتير التنفيذي
ابرز مجالات السكرتارية
تتعدد مجالات السكرتارية ما بين سكرتارية عامة، وأخرى خاصة، كما توجد السكرتارية المتخصصة أو ما يطلق عليها اسم السكرتارية الفنية؛
السكرتارية الفنية تنقسم لعدة فروع ومجالات نذكر منها؛ السكرتارية الطبية، والتعليمية، والفندقية، والقانونية، وبالإضافة إلى السكرتارية الصحية.
مهام السكرتارية الإدارية
تتلخص مهام السكرتارية الإدارية في مجموعة من الأعمال الوظيفية التي تهدف إلى مساعدة الإدارة داخل المؤسسة، أو الشركة،
وتزويد الإدارات بكافة ما يلزمها من معلومات مهمة وبيانات دقيقة في سوق العمل، وتنظيم البيانات التي تساهم في قوى بيئة العمل، ودعم الأعمال المتراكمة على عاتق الإدارة.
بخلاصة الموضوع يكون الفرق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي تتلخص في أن السكرتير التنفيذي تكون مهامه متعلقة أكثر بالمدراء التنفيذيين بالمؤسسة،
وبالتالي يقع على عاتقها الكثير من الأعباء، والقدرة على إدارة الأعمال بشكل واضح؛ وهذا ما يميزه عن السكرتارية، لكن كلاهما متقاربان من جهة المهام المطلوب أداؤها.
