مفهوم السكرتارية | أشهر 11 مشاكل للسكرتارية

مفهوم السكرتارية من المفاهيم الرئيسية والهامة في بيئة العمل، فهي من الأدوار التي لها مكانة مميزة في جميع المؤسسات وخاصة في الوقت الحالي نظرًا لزيادة مهام الرؤساء وكثرة الضغوط عليهم، فهي تساعدهم وتخفف الدور عنهم؛ لذا فهي تعد بمثابة حجر الزاوية في العمل، وللتعرف أكثر عن ماهيتها وأدوراها وخصائصها.

تعريف مفهوم السكرتارية

يمكن تعرفيها بأنها مجموعة من المهام الوظيفية التي تسهل العمل على الرؤساء وتساعدهم في أداء المهام المختلفة.

وبتوضيح كلمة سكرتارية تفصيليًا وجد أنها وتعني السر حيث أن سكرتارية معربة من الكلمة الأصلية Secret اشتقت من Secretary :

وذلك يشير إلى أهمية هذه الوظيفة فتكمن في:

• توفير الخدمات التي تساعد الرؤساء في بيئة العمل.
• تنظيم كل الأعمال وحفظ كافة المعلومات السرية.
• التنسيق والربط بين الأعمال.
• متابعة كافة الوثائق والمستندات.

مفهوم السكرتارية التنفيذية

تعرف على: صفات السكرتير الناجح وأبرز 5 مهام للسكرتير التنفيذي

السكرتارية التنفيذية هي أساس الوظائف الإدارية؛ لذلك فهي تعتبر الأٌقرب لأصحاب الأعمال فهي تعمل على أداء معظم المهام مثل إدارة الأنشطة والأعمال التجارية والدعم الإداري للمستويات العليا ويعتبر من أبرز مهامها أيضًا:

• إعدادهم للتقارير عن طريق القيام بإعداد الخطابات والبيانات وتنظيم الإجتماعات والمواعيد.
• تحديد الرسائل والزوار وإتصالاتهم ويحولها إلى جهه الإختصاص.
• تنظيم الأعمال الإدارية مثل السجلات والشئون المالية للإدارات.
• التدريب والإشراف على الموظفين المبتدئين.
• القيام بإعداد الجداول للإجتماعات وتنسيق وتجهيز كل الأوراق والمستندات التي تخص موضوعهم.
• إجراء العروض التقديمية المتعلقة بالأعمال وتحرير وطباعة الخطابات.
• حفظ السجلات وجميع الأعمال التي تخضع للمراجعة الداخلية.
• كتابة التقرير الأسبوعي لتوضيح ما تم إنجازه وما تم تأجيله.
• تقوم بتوجيه الدعوة للمشاركين في الإجتماعات.
• التأكد من أن جميع الأجهزة صالحة العمل وفي حالة وجود عطل معين يطلب مسئولي الصيانة.
• إعداد الخطة الأسبوعية لأعمال المدير العام والمدير التنفيذي.
• الرد على المكالمات والقيام بتحويلها للجهة المعنية.
• إعداد المراسلات المطلوبة.

أسباب الاستعانة بالسكرتارية

بالرغم من المهام والمزايا التي يتم الحصول عليها ووضع السكرتارية، من الممكن لهم مواجهة بعض الصعوبات خاصة في المؤسسات الكبرى التي بها نظام إداري صارم، حيث تختلف درجة تأثير المشكلات على إختلاف أنواعها ومن بينهم التالي:

• عدم وضع الخطط السليمة والصحيحة للعمل.
• وجود أكثر من جهة إشرافية وكلًا منها برأي معين.
• عدم وضع خطط جيدة بين الإدارات المختلفة وتشتتها.
• وجود أعمال إضافية لديهم.
• مشاكل في التعامل مع مختلف الأشخاص.
• الأزمات التي قد تعوقها فجأة.
• عدم تفويض سلطات العمل بشكل سليم.
• كثافة الرقابة عليهم والمراجعة الكثيرة للملفات.
• عدم التنسيق وضبط الوقت.
• التعامل مع عقليات كثيرة ومتشعبة فقد يؤثر ذلك في الإستيعاب.
• المهمات غير المتوقعة والتي تأتي فجأة أو قد تكون غير مناسبة.

ننصحك بقراءة: مفهوم العمل من المنظور الوظيفي ومفهومة في الإسلام

المهام الوظيفية للسكرتارية

السكرتارية لها دور هام حيث أنها تقود الشركة أو المؤسسة إلى النجاح نظرًا لأدوارها المتشعبة وفيما يلي عرض لأبرز المهام التي تقوم بها السكرتارية:

• تنظيم وإعداد المراسلات وتوجيهها إلى المدير العام وذلك لأن مهمته الرئيسية تحرير المراسلات وإرسالها إلى المدير لكي يوافق عليهم بالإضافة إلى تصميم وتجهيز التقارير اليومية والشهرية.
• الاهتمام بتنظيم المواعيد وإعداد الجداول وترتيب المقابلات وإقامة الاجتماعات وتجهيز غرفة الاجتماعات وإذا كان الاجتماع خارج الشركة يقوم بحجز المكان وتتابع عملية توجيه الدعوة وتقوم أيضًا باستقبال الأشخاص.
• القيام بالإشراف على جميع الأقسام التي توجد في الشركة.
• تنظيم المستندات وأرشفتها.
• استخدامهم للتكنولوجيا للقيام بالمهام التي من بينها الكتابة على البرامج؛ لذا من الأفضل أن يمتلك الموظف مهارات رخصة الحاسب الآلي Icdl.
• تقوم بسماع مقترحات الموظفين وتعمل على تنفيذ الأفضل من بينهم والتي تساهم في التقدم بالعمل ودفع عجلة الإنتاج.
• إعداد التقارير والبحوث وتنظيم العلاقة بين المدراء والموظفين حيث يقوم أيضًا بتدوين ما يتم قوله في الإجتماع والملاحظات التي يتم عرضها.
• ترتيب وتجهيز مواعيد الزيارات والاتصالات الخاصة بالعملاء عن طريق تسجيل اسماء الأشخاص وأرقام هواتفهم ومن ثم القيام بعرضها على المدير ليقوم بترتيب الأوقات المناسبة له لتلك الزيارات.
• متابعة البريد وإرساله في حالة كان جاهزًا.
• القيام بكتابة المستندات الطبية مثل مواعيد المرضى ومواعيد الأطباء.
• إدارة وتنظيم جميع المواعيد.
• التواصل مع المرضى إحتياجاتهم من إستفسارات مختلفة.
• مراجعة جميع السجلات الطبية.

لا يفوتك معرفة: صفات رائد الاعمال والفرق بين رائد الاعمال ورجل الاعمال

خصائص السكرتارية

لابد من تحلي السكرتارية بعدة خصائص تساعدها على أداء مهمتها على أكمل وجه ورفع عجلة الإنتاج والتقدم بالعمل ومنها:

• اللباقة في تعاملها مع الآخرين بمختلف أنواعهم.
• القدرة على إستخدام اللغة السليمة، والنقاش باسلوب بسيط وواعي.
• الأمانة والصدق في التعامل وحفظ المعلومات والأسرار.
• الذكاء وسرعة البديهة.
• أن تمتلك فن التعامل مع الناس والأعمال مع المشكلات.
• أن تتسم بحسن المظهر، فهو يعد من الضروريات الهامة لنجاح العمل حيث أنها أول من تظهر على الزوار، فلابد من أخذ إنطباع جيد.
• القدرة على تنسيق وترتيب جميع المهام بصورة جيدة وفعالة.
• التحلي بالحكمة والصبر ويحتاج ذلك إلى عدم التسرع في الأمور بل إستعمال العقل والتفكير الواعي المنظم.
• القدرة على تحمل ضغوطات العمل والتعامل معها بذكاء.
• النشاط والحيوية والدوام على العمل.
• إحترام الآخرين بمختلف أنواعهم.
• الثقة بالنفس والقدرة على التواصل مع الآخرين.
• تميزها بمهارات معينة تساعدها على إنجاز الأعمال بسهولة ويسر.
• تكون على دراية بمعلومات عامة تخص المجال الذي تعمل فيه، فالسكرتارية لها تخصصات مختلفة فقد تكون قانونية أو تعليمية أو إحصائية أو فنية أو طبية.

قد يهمك أيضًا: تعريف ادارة الاعمال وأشهر 7 أنواع لإدارة الأعمال

وفي هذا المقال قد وضحنا لكم مفهوم السكرتارية وأهميتها ومهامها في الشركة والمؤسسات، وأهمية التحلي بصفات حسنة والسلوكيات السليمة والفكر الواعي المخطط جيدًا حتى تستطيع إنجاز الأعمال ورفع كفاءة المؤسسة والتقدم بها للأمام وبالتالي رفع عجلة الإنتاج.