صفات السكرتير الناجح وأبرز 5 مهام للسكرتير التنفيذي

صفات السكرتير الناجح من أكثر الأمور بحثًا من قِبل الشباب الراغبين في الالتحاق بوظيفة السكرتير، فالشباب في مقتبل عمرهم يسعون كي يكونوا أُناس ناجحين في حياتهم العملية، ووظيفة السكرتير هامة جدًا في الشركات الكبرى، فلا يوجد مدير دون سكرتير ينظم ويرتب له مواعيده، وأوراقه، وفيما يلي عبر موقع محيط سنأخذ جولة لمعرفة كل ما يتعلق بوظيفة السكرتير.

تعريف السكرتير

قبل التعرف على صفات السكرتير الناجح يجدُر بنا التعريف على مفهوم السكرتير، إذ يُطلق عليها باللغة الإنجليزية اسم (Secretary)، وهي عبارة عن مجموعة من الأعمال التي يكون الهدف الأساسي منها هو إتاحة المساعدة الإدارية في المنشأة من الداخل.

تُعرف بأنها الوظيفة التي تهدف إلى إعطاء الإدارة وتزويدها بكل البيانات والمعلومات التي تدعم بيئة العمل أو تساعدها، وذلك من أجل إتاحة المزيد من الجهد والوقت، وتقليل الأعباء المتكدسة، والتي ترتبط بالأعمال الروتينية.

وظيفة السكرتير تُعد من أبرز وأهم الوظائف الإدارية في البيئة الخاصة بالعمل، ويرجع ظهورها إلى الثورة الصناعية التي حدثت قديمًا في أوروبا.

يهتم الأشخاص العاملون في ذلك المجال بحفظ جميع المعلومات والبيانات السرية إضافة إلى تميزهم بالمصداقية والأمانة في عملهم، وقدرتهم على الكتابة والقراءة، وهذا شرط رئيسي من شروط الالتحاق بوظيفة السكرتير.

اسم سكرتير من الاسماء المُعربة من الكلمة الأصلية، وهي Secretary، والتي أُشتقت من مصطلح يسمى Secret، وباللغة العربية تعني “السر”، وذلك كي نشير إلى أهمية تلك الوظيفة، فعندما تلتحق بها لابد أن تتابع كل المستندات والأوراق والوثائق التي تتربط بالعمل قبل أن تصل إلى مديرك أو الشخص المسئول عن إدارة الشركة.

صفات السكرتير الناجح

نظرًا لأهمية وظيفة السكرتير الكبرى أصبح يجب أن يتم توفير عدة مواصفات تؤهل المرء لوظيفة العمل كـ سكرتير، وتحقيق أفضل نجاح مطلوب في ذلك المجال، ولهذا سوف نستعرض أبرز صفات السكرتير الناجح، وهي كالآتي:

الصفات السلوكية

• مظهر خارجي أنيق ولائق من حيث الملابس.
• شخصية قوية.
• القدرة على التواصل مع الآخرين بشكل سليم.
• طلاقه في التحدث.
• قدرة على التصرف بشكل سليم.
• سرعة البديهة.
• امتلاك ذاكرة قوية.
• قدرة على حفظ كل المعلومات، وإعادتها بشكل صحيح.
• الذوق والأدب في التعامل مع الآخرين.
• احترامه للوقت، وقدرته على إدارته، والتزامه بالمواعيد، بما يشمل مواعيد العمل الرسمية.
• الانتماء والولاء للمسئوليين والمنظمة.
• الاتزان والهدوء والمرونة العالية.

لمزيد من المعلومات حول بحث عن سلوكيات وقيم العمل جاهز للطباعة يمكنك قراءة المقال التالي: بحث عن سلوكيات وقيم العمل جاهز للطباعة

الصفات المهنية

• يملك مؤهل علمي في ذلك المجال، ولابد أن يكون حاصل على دبلوم أو بكالوريوس.
• إمكانية التعلم بصورة مستمرة، ومواكبة جميع التطورات الطارئة تحديدًا على الحقل الإداري، ومتابعة كل التطورات التي يسعى إليها العقل البشري في مجال التقنية خصوصًا عند استعمال المعدات المكتبية.
• إحاطة المتقدم بالمهارات التقنية الرئيسية والتكنولوجية، خصوصًا عند استعمال الطابعو والحاسوب وشبكات الاتصال الجديدة، وذلك لأنها تُعد من أساسيات العمل في هذا المجال.
• امتلاك مهارات إدارية كبيرة في المجال الخاص بترتيب وتنظيم المكاتب.
• امتلاك مهارات خاصة بالعمل في الأرشيف.
• امتلاك مهارة إنشاء التقارير.
• القدرة على إنشاء المراسلات الخارجية والداخلية وإعادة الصياغة بشكل سليم.
• القدرة على استخدام البريد.
• إمكانية على العمل في فريق والعمل الفردي.
• القدرة على التفاوض والإقناع وتقبل آراء الأخرين.
• معرفته في ميدان التحليل الإداري والمالي، وخاصةً في مجال التدقيق.

الصفات الأخلاقية

لابد أن يندرج ضمن صفات السكرتير الناجح، الصفات الآتية:

• المسئولية.
• الموضوعية.
• الالتزام.
• النزاهة.
• الأمانة.
• الصدق.

مقومات السكرتير الناجح

يستوجب على السكرتير الناجح إضافة إلى مؤهله العلمي المناسب، ضرورة امتلاكه لمجموعة من المقومات الشخصية، ويتضمن ذلك مجموعة خصائص نفسية وشخصية تتاح بصورة عامة في المرء نفسه، وطبيعته، وأيضًا مقوماته التي يتميز بها عن غيره.

تلك المقومات من الأمور الهامة والضرورية؛ لنجاح السكرتير في القيام بعمله بدرجة عالية من الكفاءة ولتحقيق مستوى عالي من حيث الآداء، لذلك تلك المقومات من أهم صفات السكرتير الناجح، وهي كالآتي:

• الشكل العام: هو ما يُسمى بالوجه المبتسم، السمح، المقبول، ذو الابتسامة المريحة التي تُشعر المرء بالراحة.
• حسن المظهر: ذلك العامل يتفق مع طبيعة العمل كـ سكرتير، ويعتبر من أهم الضروريات اللازمة لنجاح أي عمل، وتحقيق هدف متكامل من هذه الوظيفة، فالسكرتير يكون أول مستقبل لعملاء المؤسسة والزوار دائمًا ما يتطلعون لمقابلة السكرتير، وعن طريق هذه المقابلة يأخذ الزائر انطباع عن المؤسسة التي يزورها.
• الصبر والحكمة: هذا يتطلب التمتع بالمقومات الشخصية، منها: عدم الإسراع في الحكم على الأمور، والصبر عندما تواجه أمر صعب أو مشكلة طارئة ومفاجأة، بالإضافة إلى محاولة استيعابها، واستخدام العقل عند حلها.
• التفكير المنطقي والمنظم: عند طرح الأمور والمواضيع العملية، يجب حينئذً أن يقوم السكرتير بدراستها بتمعن؛ كي يمكنه عن طريق هذا اتخاذ قرار صائب وملائم، وإعطاء نصح ومشورة، وأيضًا الرأي الصائب إذ لزم الأمر.
• أمانة السر: يجب إتاحة المقدرة الشخصية؛ للحفاظ على جميع الأسرار التي أطلع عليه، ويطلع عليها خلال خدمته في المؤسسة، فطبيعة عمله تتيح له معرفة العديد من الأرار الخاصة بالعمل بشكل مستمر، لهذا يتعين أن يكون الحاصل على تلك الوظيفة يتمتع بالصدق والأمانة في المعاملة.

ومن هنا يمكنكم الإطلاع على: اسئلة في المقابلة الشخصية وإجابتها المثالية

مهام السكرتير التنفيذي

السكرتير التنفيذي من أهم الأفراد في أي هيكل إداري؛ نظرًا لأن الاعتماد عليه يكون كبير في إتمام مهام عدة، ويقوم بالمهام الهامة والحساسة في الإدارة، ومن هذه المهام:

معالجة البريد

• استلام البريد يوميًا.
• عرض البريد المرسل على مدير المؤسسة.
• توجيه البريد تبعًا للاختصاص.
• تصوير البريد الآتي حسب درجة أهميته.
• توزع البريد على كل قسم خاص به.
• حفظ البريد الموجه لأي عميل.
• تسجيل أي بريد صادر.
• حفظ صورة من كل بريد صادر.
• إرسال أي بريد صادر.

ومن هنا يمكنكم التعرف على: قصص نجاح العظماء والاستفادة من تخطيهم الصعاب

معالجة الاتصالات الهاتفية

• إعداد دليل مخصص للعناوين والهواتف.
• استقبال جميع المكالمات الهاتفية الآتية.
• معرفة المتصل، ولما يتصل.
• تحويل الاتصال للجهة المتخصصة.
• إجراء الاتصال للمدير.
• تدوين جميع المكالمات الهاتفية والهدف منها للمدير.

إعداد المراسلات

• تحرير المواد المدونة.
• طبع المواد المحررة.
• إجراء تصدير لكل المراسلات الصادرة.
• تصوير الأوراق والمستندات المطلوبة.
• تصميم كل النماذج اللازمة للعمل.

تنظيم الاجتماعات

• حجز القاعة من أجل الاجتماع.
• إرسال الدعوات للمشاركين في ذلك الاجتماع.
• تجهيز القاعة المخصصة للاجتماع بكل ما يلزمها.
• استقبال الأفراد المشاركين في الاجتماع.
• تدوين كل الملاحظات التي تدور في الاجتماع.
• توزيع الأوراق الخاصة بالاجتماع على المشاركين.

تنظيم مواعيد المدير

• تجهيز البيانات التي تلزم المدير.
• عرض الملفات على المدير.
• تسجيل البيانات الخاصة بالزوار.

لمزيد من المعلومات حول تعريف العمل لغة واصطلاحا وفي الإسلام يمكنك الاطلاع على المقال التالي: تعريف العمل لغة واصطلاحا وفي الإسلام

بعدما تعرفت على أبرز صفات المدير الناجح سواء المهنية أو العلمية أو الأخلاقية، وأيضًا مهامه ومقوماته، إذا كنت ترغب في العمل في ذلك المجال، فلابد أن تسعى جاهدًا كي تكون سكرتير ناجح في مجال كاتم للأسرار، أمين على المعلومات، فحبذا الإنسان الناجح الذي يسعى للأمام.