صيغة دعوة لحضور اجتماع

كيف يتم كتابة دعوة لحضور اجتماع حيث يتم عقد الكثير من الاجتماعات داخل المؤسسات الخاصة والحكومية بشكل مستمر ودوري وهذا لكي يتم المناقشة لكل الجديد وكل ما يتم الحدوث له داخل المؤسسات، أو من أجل الإيجاد لحل لبعض المشاكل الذي يتعرضوا لها، أو للترقية لموظف وغيرها من المواضيع الهامة، ولأن الاجتماع يعد حدث رسمي يوجد به مجموعة من الموظفين والأشخاص، فإن الاجتماع هذا يحتاج لخطاب رسمي.

دعوة لحضور اجتماع

لكي يتم الكتابة لدعوة الاجتماع يجب أن يضم بعض العناصر الأساسية به والتي يجب أن تتوافر داخل الدعوة الخاصة بك، وتتمثل العناصر في الآتي:

• الاسم للشخص الذي يتم الدعوة له، والمسمى الوظيفي الخاص به.
• الكتابة التحية والتكوين التحية رسمية تتناسب مع الطبيعة للدعوة.
• التاريخ الخاص لانعقاد الاجتماع. 
• الزمن الخاص بالاجتماع والمكان، حيث يتم التحديد للوقت الذي سوف يقام فيه الاجتماع بهذا اليوم، والوقت بكل دقة.
• الموضوع الخاص بالاجتماع، والنقاط التي سوف يتم النقاش عليه أثناء الاجتماع.
• وفي النهاية الخاتمة والشكر.

السيد/ ………….. مدير شركة …………

يدعوكم لحضور اجتماع هام جدًا لمناقشة العديد من الأمور المصيرية بالنسبة للشركة، وذلك في يوم …… الموافق …………

شركة ……..

رئيس مجلس الإدارة …………..

دعوة من مجلس الإدارة لحضور اجتماع

يوجد نموذج آخر يمكن استخدامه في إرسال دعاوي رسمية لكافة أعضاء مجلس الإدارة لحضور اجتماع معين، وهو:

السيد/ …………

الموضوع/ دعوة لحضور اجتماع مجلس الإدارة

يشرفني دعوتكم لحضور اجتماع مجلس الإدارة الخاصة بـ شركة ………….. والذي سوف يتم انعقاده في يوم …………. الموافق …………….، ذلك لمناقشة العديد من الأمور الهامة بالنسبة للشركة وهي:

• ………………….
• ………………….
• ………………….

التاريخ/ ………………

شركة/ ……………….

رئيس الشركة/ …………..

شاهد أيضًا: نموذج شهادة عمل

كيفية الكتابة لدعوة الاجتماع

ليس من الهام والضروري التطابق دعوات الاجتماع الرسمي بالطريقة الخاصة بترتيب العناصر، إلا أن من الأساسي أن تتوافر العناصر الكاملة،

وما يلي سوف يتم الاقتراح لطريقة الذي يتم الكتابة لهذه الدعوات الخاصة بالاجتماع وهي ما يلي: 

• البداية بالتاريخ حيث يتم الكتابة لتاريخ الميلاد، وما يتوافق مع التاريخ الهجري أن أمكن أن يتواجد.
• الكتابة للمسمى الوظيفي، والاسم الخاص بالموظف الذي يرسل إليه، مثلا نقول السيدة أو المديرة للتسويق في الشركة.
• الذكر للموضوع الخاص بالاجتماع بشكل وطريقة عامة مثلا الموضوع للاجتماع هو التعيين لأمين السر للشركة.
• البدء في التحية التي تتناسب، مثل التحية الطيبة وبعد.
• الذكر للنص الخاص بالدعوة مثل أدعوكم السيد الرئيس لمجلس الإدارة إلى الاجتماع السنوي للمقر والزمان، والانعقاد، وذلك المناقشة للمجموعة ومن المستجدات.
• الخاتمة بالشكر والتحية، مثل اقبلوا منا كل التقدير والشكر، أو مع الكثير من التقدير والاحترام.

السيد مدير …………….

يدعوكم لحضور اجتماع هام بخصوص …………..

موضوع الاجتماع ……………… على أن يكون رئيس الاجتماع ……………..، ويتم انعقاد الاجتماع في تاريخ ……………… وسوف يتم مناقشة العديد من الأمور الهامة جدًا وهي:

• …………………………
• …………………………
• …………………………

المدير/ ……………………

التاريخ/ …………………..

شاهد أيضًا: نموذج استقالة رسمية

ملاحظات يجب أخذها بعين الاعتبار لكتابة الدعوة

يوجد بعض من الملاحظات الهامة الواجب التأكد منها ومن تواجدها داخل النموذج الخاص بالاجتماع الخاص بك، وتتمثل الملاحظات في الآتي:

• الكتابة لدعوة الخاصة بالاجتماع باللغة الرسمية والتي تتناسب مع الطبيعة الخاصة بالاجتماع.
• الحفظ بالألقاب من التوجه لهم هذه الدعوة لحضور الاجتماع، المنقول للسيد كذا أو للسيدة كذا.
• الإيجاز والاختصار، فليس يوجد داعي للإطالة والذكر بما لا يلزم من التفاصيل.
• التأكد من أن تخلو الدعوة من أي أخطاء لغوية، و الطباعية والإملائية.

كيف يتم كتابة البرقية 

عند التقرير بأنك سوف ترسل برقية يجب أن تتوجه إلى المكتب الخاص للبريد والطلب لنموذج البرقية وسوف تلاحظ أنها تتكون من الأقسام التالية:

• القسم الأول سوف تجد يوجد مكان متخصص لكي يتم كتابة عنوان المرسل له، ويجب الحرص على الكتابة كامل والتحقق من هذا، كما سوف يتواجد مكان مخصص لكتابة التاريخ واليوم، ويوجد المجال لكتابة السبب من الإرسال للبرقية ألا تتجاوز الخمسة أو الأربعة السطور لكتابة السبب من الإرسال للبرقية، وهذا يرجع للنوع البرقية.
• القسم الثاني هو النص للرسالة، وهذا الجزء لكتابة الرسالة بوضوح، وهذا حسب القواعد.
• القسم الثالث سوف تجد المكان المخصص لكتابة اسم المرسل العنوان بجوار التوقيع.
• القسم الرابع هذا الجزء يتم التخصيص لاستخدام المكتب للبريد، ويتم التحديد فيه لعديد من الأمور، مثل النوع للبرقية بجوار الكلفة للبرقية والتاريخ لتقديم. 

نموذج توضيحي لكتابة برقية

وفيما يلي نموذج توضيحي لكتابة برقية:

المرسل إليه/………………

العنــــــوان/……………….

أود أن أشكركم على جهودكم المبذولة في العمل عن بعد خلال الفترة السابقة وأقدر عملكم الدؤوب تحت الضغط الكبير.

المرسل/…………………….

العنوان/……………………..

التوقيع/…………………….

نموذج دعوة لحضور اجتماع مجلس الإدارة

التاريخ: …/ … /2012

السيد/ة: ……… المحترم/ـة

شاهد أيضًا: نموذج طلب توظيف جاهز

دعوة لحضور اجتماع مجلس الإدارة

تحية طيبة وبعد،

يسرني دعوتكم لحضور اجتماع مجلس الإدارة لشركة ……..، والمقرر عقده في تمام الساعة ………… من مساء/صباح يوم ………… الموافق ……….. وذلك لاتخاذ القرارات التالية:

انتخاب رئيس لمجلس إدارة الشركة ونائب للرئيس

تعيين أمين السر للشركة

أي أمور أخرى تطرأ.

مع وافر الاحترام والتقدير،،،

شركة …….

رئيس مجلس الإدارة ……

نموذج دعوة اجتماع مدرسة

إلى السادة أولياء أمور طلّاب مدرسة……………

الموضوع: تلقّي تعليمات العام الدراسي الجديد

تحية طيبة وبعد،،،

يتشرّف مدير مدرسة………… السيد…………… بدعوتكم إلى اجتماع هام في يوم …… الموافق ……. في تمام الساعة …………..، وسوف يتم انعقاد هذا الاجتماع في قاعة خالد بن الوليد الموجودة في المدرسة عينها، وذلك بهدف إعلامكم بتعليمات دوام الطلاب في المدرسة مع بدء العام الجديد.

واقبلوا فائق الاحترام

 مدير المدرسة

  ………………..                     

دعوة لحضور اجتماع تعرفنا على، أن للدعوة يتم الإرسال والاستخدام لها بكثرة في المؤسسات الخاصة وأيضا الحكومية،

وكذلك تعرفنا على كيفية الكتابة لدعوة الاجتماع، وأيضًا ملاحظات يجب أخذها بعين الاعتبار لكتابة الدعوة، وأيضًا تعرفنا على الكتابة للبرقية والقواعد الخاصة بها.