ما هي نظم المعلومات | اشهر 4 وظائف لنظم المعلومات
ما هي نظم المعلومات؟ يحتاج الكثير من الأشخاص إلى التعرف عليها خاصة في وقتنا الحالي حيث تعتبر نظم المعلومات مهمة جدًا داخل المنظمات لأنها تساعد في توفير كافة البيانات عن العديد من الموضوعات محل البحث بالإضافة إلى تحقيق معدلات إنتاجية وربحية عالية لأي منظمة.
ما هي نظم المعلومات
تعددت التعاريف والمصطلحات التي تم إطلاقها على نظم المعلومات ولكن يمكن الإجابة على ما هي نظم المعلومات من خلال ما يلي:
هي عبارة عن نظام يتم من خلاله معالجة عدد كبير من المعلومات والبيانات داخل مختلف أنواع المنظمات لخدمة أهدافها وتحقيق معدلات إنتاجية وربحية عالية.
هي أيضًا مجموعة من المكونات والعناصر المتداخلة بشكل متناسق مع بعضها لكي تساعد في جمع وترتيب وتحليل وتخزين كافة البيانات والمعلومات المتوفرة والمتاحة عن أي موضوع.
بناءًا على التعريف السابق يتم تخزين المعلومات وتوزيعها بشكل منهجي فعال حتى تساعد في اتخاذ القرارات السليمة والصحيحة.
وتدعم كذلك عمليات التنظيم والتحليل والتحكم في المنظمة وكذلك بناء صورة كاملة وواضحة حالية ومستقبلية عن الموضوع محل البحث.
يمكن تعريفها كذلك بأنها برامج يتم استخدامها في عمليات الأرشفة المختلفة داخل المؤسسات المتعددة الأنواع.
وكذلك في إدارة جميع العمليات الإدارية المتعلقة بالمنظمة مثل تنظيم وتحليل وتوزيع البيانات بهدف الحصول على جميع المخرجات التي تساعد في تحقيق أهداف وأغراض المؤسسة.
قد يهمك أيضًا: تعريف شبكات المعلومات | 7 مكونات لشبكات المعلومات
ما هي نظم المعلومات الإدارية
تعتبر نظم المعلومات الإدارية نوع من أنواع نظم المعلومات ونتعرف عليه بشيء من التفصيل فيما يلي:
- هي عبارة عن أنظمة محوسبة تم تصميمها بغرض خدمة المديرين داخل المنظمات المتنوعة.
- هي أيضًا علم يتمتع بالطابع التكنولوجي المتطور الإداري الحديث لذلك هو مهم جدًا في وقتنا هذا فهو يعمل على تطوير جميع أنواع النظم الإدارية مستخدمًا في ذلك التكنولوجيا الحديثة.
- تجمع هذه النظم بين كلًا من الإدارة وعلوم الحاسبات وكذلك تقنية المعلومات لذلك يكون هدفها إنشاء أنواع مختلفة من الأنظمة التكنولوجية الحاسوبية وذلك لكي تساعد المؤسسة في أداء أعمالها بكفاءة.
- تقوم النظم الإدارية بعدد كبير من الوظائف مثل المهام المحاسبية واتخاذ القرارات وتنظيم الاجتماعات.
- تساعد في تخفيف الأعباء الإدارية وكذلك المصاريف المالية كما تعمل على التغلب على جميع السلبيات المرتبطة بالجانب البشري.
- تتكون نظم المعلومات الإدارية من عدد من العناصر التي تساعدها على العمل بكفاءة وجودة مثل البرمجيات وأجهزة الحاسوب والأشخاص والبيانات والمعلومات.
ننصحك بقراءة: أنواع نظم المعلومات | وأشهر 4 مكونات نظم المعلومات
أنواع نظم المعلومات
تختلف وتتعدد أنواع نظم المعلومات ويرجع ذلك إلى اختلاف الأهداف التي تسعى المنظمة إلى تحقيقها وفي السابق تعرفنا على ما هي نظم المعلومات وفي النقاط التالية نتعرف على أنواع هذه النظم:
نظم إدارة قواعد البيانات
- هذا النوع من النظم عبارة عن برامج حاسوبية عددها كبير يتم استخدامها في البحث الفوري والسريع عن جميع البيانات والمعلومات الموجودة داخل قواعد البيانات المختلفة واسترجاعها عند الحاجة لذلك.
- تساعد كذلك في تحديد الكيفية والطريقة التي تُخزن بها البيانات حتى يتمكن المسؤولين من إعادتها واسترجاعها عند الطلب بكل سهولة ويسر.
- يقع على عاتق هذا النوع أيضًا مسئولية معالجة وتصحيح جميع الأمور المرتبطة بقواعد البيانات كَالأمان والتوافق والدقة بين السجلات والوقت اللازم للاستجابة وجميع المتطلبات اللازمة لعمل وكفاءة الذاكرة وكذلك عمليات التنسيق.
شاهد أيضًا: نظم المعلومات المحاسبية
نظم المعلومات الجغرافية
تستخدم تلك النظم في المساعدة بشكل جيد في الحصول على كافة البيانات الجغرافية ثم القيام بتخزينها وحفظها وإجراء كافة العمليات المختلفة عليها كالتحليل والمعالجة وكذلك التحقق منها ثم القيام بعرضها بشكل منسق.
البيانات التي يتم إدخالها في هذا النوع من النظم تكون بيانات جغرافية بينما المخرجات تكون عبارة عن أشكال ورسومات تخطيطية وخرائط ذات أبعاد ثنائية أو ثلاثية.
تستخدم هذه النظم في مجالات متعددة مثل عمليات التخطيط اللازمة للخدمات والمرافق العامة وكذلك تخطيط العمليات الخاصة بالنقل وبعض أنواع الخدمات اللوجستية بالإضافة إلى الاتصالات بنوعيها السلكية واللاسلكية.
تستخدم كذلك في عمليات التأمين المختلفة وتعتبر حجر الأساس في الخدمات التي تستند على عرض وتحليل المواقع.
نظم معلومات اتخاذ القرار
- هذه النظم صممت خصيصًا لكي تدعم العمليات المختلفة لاتخاذ القرارات في أي مؤسسة حيث تقوم بتحليل كم كبير وهائل من البيانات.
- تنقسم نظم دعم اتخاذ القرارات إلى نوعان هما:
نظم قائمة على النماذج
- حيث يسير هذا النوع على منهج سابق نموذجي مبرمج بشكل فعال على مجموعة كبيرة من البيانات.
نظم قائمة على البيانات
- يعتمد هذا النوع على تحليل كم هائل من البيانات المتجمعة من فترة طويلة من الزمن وذلك للمساعدة في تحديد الأنماط اللازمة لدعم عملية اتخاذ القرار.
نظم إدارة الموارد البشرية
يركز هذا النوع بشكل كلي على العنصر البشري المتواجد داخل المنظمة فهي تقوم بعمليات التحكم في جميع الأمور التي تخص العاملين والموظفين مثل الرواتب وحل المشكلات التي تواجههم حتى يتمكنوا من تقديم أعمال ذات كفاءة وجودة عالية.
نظم المعلومات التنفيذية
- هي من أفضل أنواع النظم لأنها تعتبر نقطة أساسية يمكن من خلالها تنفيذ كافة العمليات الإدارية المختلفة المتعلقة بالمنظمات وذلك على كلًا من المستويين التخطيطي والتقني.
أهمية نظم المعلومات
بعد معرفة ما هي نظم المعلومات يجب التعرف على أهميتها حيث تكمن أهمية نظم المعلومات في أنها أساس نجاح جميع المنظمات وهو ما يتم عرضه فيما يلي:
- تساعد المنظمة في رفع كفاءتها الإنتاجية وتحقيق مستويات عالية من الربح.
- تلعب دور فعال في ابتكار نماذج وخدمات بشكل سريع ومستمر لذلك تساعد في تحقيق أهداف المنظمة.
- تعمل على رفع كفاءة ومستوى العمال والموظفين داخل المنظمة وذلك من خلال توفير جميع الاحتياجات اللازمة لهم.
- توفير الوقت والجهد حيث أنها تساعد في إنجاز الأعمال بسرعة وكفاءة وجودة عالية.
- تساهم في إنجاز جميع العمليات الإدارية اللازمة للمنظمة بكل سهولة وسرعة.
- مساعدة الإدارة في الاستجابة بدرجة كبيرة للفرص الجديدة والمتاحة.
- سهولة القيام بكل من التخطيط والتنظيم والتحليل المتعلق بالبيانات.
- تلعب دور كبير في اتخاذ القرارات مما يساعد جميع المديرين في تحديد الأهداف بشكل أسرع.
- تساعد المنظمة على تحقيق ميزات تنافسية عالية.
- تمكن المديرين والمسئولين من دراسة واكتشاف الأخطاء والمشاكل المتعددة والقدرة على القيام بحلها.
- تقليل التكاليف وتحقيق معدلات عالية من الإنتاج والمساعدة في تحقيق فرص عمل جديدة.
- تساعد في توفير كافة المعلومات المناسبة للإدارة على الصعيدين الخارجي والداخلي.
وظائف نظم المعلومات
نظم المعلومات تقوم بتأدية عدد من الوظائف التي تساعد في تحقيق أهداف نظم المعلومات داخل المنظمات المختلفة ومن الوظائف ما يلي:
وظيفة الإدخال: يتم من خلالها إدخال كافة البيانات المتنوعة إلى أنظمة المعالجة ويتم ذلك من خلال عدد من المهام والأنشطة مثل الآتي:
- التسجيل: يتم القيام فيها بعملية تسجيل البيانات على كافة الوسائط المتاحة للتسجيل.
- الترميز: يستخدم هذا النشاط لعمل ملائمة بين البيانات وعمليات المعالجة.
- التصنيف: يقوم بتقسيم البيانات لعدد من المجموعات المتشابهة والمتماثلة.
- التنقية: يتم فيها مراجعة البيانات والتعرف على مدى صحتها وملائمتها لعملية المعالجة.
- التحويل: يتم من خلالها نقل البيانات بين الأوساط المختلفة للتسجيل.
وظيفة المعالجة: تأتي هذه الوظيفة بعد وظيفة الإدخال مباشرة ولا يمكن أن تتم إلا بعد إنهاء جميع خطوات وأنشطة وظيفة الإدخال حتى تصبح البيانات قابلة لإجراء عملية المعالجة عليها وتتم وظيفة المعالجة عن طريق مهمة واحدة أو أكثر مما يلي:
- الفرز: يتم من خلالها ترتيب وتقسيم البيانات إلى مصنفات عديدة وبهيئة تساعد في عملية المعالجة.
- الحساب: القيام بعمل إعادة صياغة لكافة البيانات بواسطة العمليات الحسابية المختلفة كَالضرب والقسمة والطرح والجمع حتى يتم الاستفادة منها.
- المقارنة: عمل مقارنة بين أنواع البيانات المختلفة والتعرف على معدلاتها وقيمتها النسبية.
- التلخيص: يتم فيها تلخيص البيانات للوصول لبيانات ومعلومات مرتبة ومتناسقة.
وظيفة الرقابة: تحتاج نظم المعلومات المختلفة إلى عملية الرقابة حيث تعتبر الرقابة من أكثر الوظائف المهمة واللازمة للتحكم في المعلومات المرتدة وتتكون وظيفة الرقابة من عدة نشاطات هي:
- المراقبة: يتم فيها فحص كافة البيانات الواردة والمرتدة.
- التقويم: يتم عن طريقها تقييم المخرجات.
- الضبط: يتم فيها تعديل الأنشطة المتعددة كَالإدخال والإخراج والتخزين والمعالجة.
- التوجيه: يتم فيها توجيه أنواع الأنشطة المختلفة وفقًا لإجراءات معينة ومحددة.
وظيفة التخزين: هي وظيفة مهمة جدًا في نظم المعلومات لما لها من تأثير في بناء وإنشاء وتكامل قواعد البيانات وتحتوي على كلًا مما يلي:
- التخزين: يستخدم في تخزين العديد من البيانات واسترجاعها والاستفادة منها عند الحاجة.
- الصيانة: تقوم بتحديث وتنشيط البيانات وكذلك حذفها وتعديلها.
- الاسترجاع: تعمل على استرجاع البيانات عند الطلب وذلك لاستخدامها عند إعداد أي تقارير.
- وظيفة الإخراج: تقوم هذه الوظيفة بنقل كافة البيانات التي تم إدخالها سابقًا إلى المستخدمين في شكل تقارير جاهزة.
في نهاية هذا المقال نكون قد وضحنا لكم ما هي نظم المعلومات وما أنواعها المختلفة وكذلك نظم المعلومات الإدارية وما أهمية نظم المعلومات بوجه عام بالإضافة إلى وظائف نظم المعلومات.
