كيف تتقن فن تنظيم الوقت وإدراته بشكل فعال
كيف تتقن فن تنظيم الوقت
الوقت من ذهب، مقولة تعنى الكثير، فأهمية الوقت لدى الإنسان لا تقدر بمال، ولا يمكن له تعويض ما فات منه، لذلك يجب الانتباه للاستثمار الجيد للوقت في ما هو مفيد، كيف تتقن فن تنظيم الوقت، هو ما يطمح إلية الكثير، نتيجة لأهمية الوقت في حياتنا.
ويجب على كل إنسان تعلم إتقان فن تنظيم الوقت، حتى يسعد بتحقيق أهدافه ونجاحاته في الحياة.
مفهوم إدارة الوقت
يمكن تعريف إدارة الوقت من خلال موقع محيط، أنه تنفيذ الأعمال المطلوبة في وقت قليل على أكمل وجه، وتوجد عدة تعريفات لإدارة الوقت تتفق جميعًا على نفس المعني، ومن هذه التعريفات ما يلي:
- هو الاستخدام الأمثل للوقت في تأدية الأعمال والأنشطة بالإمكانيات المتاحة، بما يحقق الأهداف المطلوبة.
- إدارة الوقت هي إعادة استخدام قدرات الفرد الشخصية في إنجاز الأعمال المطلوبة منه، بناءً على قواعد، ونظم، وزمن محدد.
- هي دراسة لتحديد الزمن اللازم لأداء جزء من العمل دون هدر في الوقت، مما يوفر فترة أخرى من الزمن لإنجاز جزء أخر حتى اكتمال العمل بكفاءة في وقت مناسب.
أهمية تنظيم الوقت
تكمُن أهمية تنظيم الوقت إلى عدة أسباب تهدف إلى إفادة الفرد في حياته وهي كالتالي:
- العمل على زيادة إنتاج الفرد في المجتمع.
- الاهتمام بقضاء الوقت في الأعمال المفيدة، والتحكم في الحياة اليومية.
- تحقيق الأهداف والنجاح في الحياة في أقل وقت ممكن.
- استغلال الوقت بشكل مثالي في إنجاز أنشطة مختلفة، مما يوفر تحسين شعور الفرد في حياته.
أسباب عدم تنظيم الوقت
يعتبر عدم تنظيم الوقت من أكثر مسببات الفشل وعدم تحقيق الأهداف المرجوة في الحياة، ويتضح علاج هذه المشكلة في الإجابة عن كيف تتقن فن تنظيم الوقت، وتحديد أسباب عدم تنظيمه، والتي تتمثل فيما يلي:
- من الأخطاء الشائعة التي يقع فيها الفرد، قناعته أنه مُسير في حياته ولا حاجة له لتنظيم وقته، فيؤدي ذلك لإهدار وقته وإضاعة كثير من الفرص التي تعوق تحقيق أهدافه، ومن ثم الفشل.
- من الأسباب الخطيرة التي تسبب عدم الحاجة لتنظيم الوقت هي عدم وجود أهداف يسعى الفرد لتحقيقها، كأنه يعيش بلا روح، تنقله الحياة كيفما تشاء.
- التشاؤم وعدم التخطيط لمستقبل جيد، من أكبر أسباب عدم تنظيم الوقت لدى الفرد.
- يعتبر الجهل بأهمية الوقت وعلاقتها بالوصول إلى الأهداف المطلوبة، أهم أسباب عدم الحاجة لتنظيمه، بالإضافة إلى عدم وجود الإرادة الكافية لإنجاز الأعمال والمهام المطلوبة.
- فشل وضع خطة لتنظيم الوقت، مثل عدم ربط المهام بتوقيت زمني محدد لإنجازها، مما يؤدي إلى الشعور بالإحباط وفشل التنفيذ تمامًا.
إقرأ أيضًا: كيف اعرف انه يحبني وهو لا يكلمني أو يحبني سرًا
مصفوفة إدارة الوقت لستيفن كوفي
قام ستيفن كوفي خبير التنمية البشرية وتطوير الذات بعمل مصفوفة توضح أولويات الأعمال في حياتنا، وكيف تتقن فن تنظيم الوقت وإدارته بشكل فعال، وكان ذلك من خلال وضعه لنظرية تساعد الأفراد في تحديد أولويات حياتهم، وأهمية كل مهمة في جوانب الحياة المختلفة، مما يؤدي إلى القدرة على تنظيم المهام بناءً على المهم فالأهم فالأقل أهمية.
تتكون مصفوفة الأولويات من أربع أقسام، مُصنفة على حسب الأهمية، كل منهم في مربع كما يلي:
المهم والعاجل: وهي تتمثل في الأمور والمهام العاجلة التي لا يمكن تأجيلها، مثل الذهاب إلى الامتحان، الذهاب إلى الطبيب، الطوارئ والأزمات، وقدم ستيفن كوفي بعض النصائح للتعامل مع هذه الأمور، بالتعامل معها سريعًا بدون تأجيل أو مماطلة.
المهم وغير العاجل: وتتمثل هذه الأمور في أولويات تحتاج لوقت حتى يتم تنفيذها، مثل اكتساب المهارات، الدورات التدريبية، وتعلم الهوايات، ونصح ستيفن كوفي قضاء أكبر وقت يمكن استغلاله في هذه الأنشطة منعًا لحدوث الأزمات، مثل المذاكرة بوقت كافي قبل موعد الامتحانات.
غير المهم والعاجل: وتتمثل هذه الأمور الغير هامة ولكن تم فرضها على الفرد للقيام بها بشكل عاجل، مثل المكالمات الهاتفية، والاجتماعات، والزيارات، وينصح ستيفن كوفي أن يقلل الشخص من الوقت الذي يهدره في هذه الأمور، ويستغل الوقت في أنشطة لها أهمية وتعود بالفائدة عليه.
الغير مهم والغير عاجل: وهي المهام التي تهدر الوقت وليس لها فائدة تعود على الفرد، مثل مشاهدة التليفزيون بهدف التسلية، تصفح الإنترنت بدون هدف، الأنشطة التافهة التي لا تعود بفائدة، وينصح ستيفن كوفي بالتخلص من هذه الأمور تمامًا، ويستغل وقته في القيام بأنشطة مفيدة.
أدوات إدارة الوقت
تتعدد الأدوات التي تساعد على تحقيق تنظيم الوقت، ولكن يبقي أهمها هو الإرادة الداخلية للفرد التي يستطيع من خلالها الوصول إلى تحقيق أهدافه، ولكن تساعد هذه الأدوات إلى حد كبير من تنظيم حياة الفرد تجنبًا للنسيان، ومن هذه الأدوات ما يلي:
- يمكن استخدام Google Drive لتخزين البيانات والملفات، وتنظيمها، والوصول إليها في أي وقت من خلال جميع الأجهزة
- يمكن استخدام تطبيق إيفرنوت evernote، الذي يمكن عن طريقة حفظ النصوص، والمقالات، والملاحظات، وتنظيمها، ومشاركتها للآخرين.
- استخدام أداة IFTTT التي تساعد على رفع أي تعديلات تلقائيا على التطبيقات المستخدمة للمساعدة في العمل، أو تخزين البيانات والملفات.
- تطبيق do يمكن استخدامه لكتابة المهام اليومية المطلوب القيام بها، ويمكن تدوين أي شيء عليها لتذكيرك به دائمًا، كما تقوم بتصنيف المهام وتنظيمها في قوائم لتسهيل الوصول إليها.
- يمكن استخدام تطبيق Doodle في توفير الوقت من خلال اقتراح أماكن معينة والمواعيد المتاحة عند لقاء زملاء العمل، عن طريق هذا التطبيق دون الحاجة إلى إرسال الرسائل أو التحدث في الهاتف.
كيف تتقن فن تنظيم الوقت
يعتبر فن إدارة الوقت من أفضل الطرق التي تجعل الفرد يستطيع استغلال وقته بطريقة صحيحة، تساعده على تحقيق أهدافه دون اللجوء إلى التسويف والتأجيل، كيف تتقن فن تنظيم الوقت، له عدة نقاط يجب اتباعها حتى يستطيع الفرد تنظيم وقته وهي كالتالي:
- وضح أهداف وخطط واضحة لتساعد في تحقيق تنظيم الوقت.
- كتابة الخطط والأفكار على الورق من شأنه المساعدة على إدارة الوقت وتنظيمه.
- قد يحتاج الأمر لإدخال عدة تعديلات على الخطط الموضوعة، وهذا أمر طبيعي لا يستدعى الشعور بالقلق.
- قد يحدث فشل في تنفيذ الخطة، ولكنه أمر طبيعي أيضًا، لا يستدعي اليأس بل يمكن الاستعانة به لتعلم الأخطاء، ثم النجاح.
- كيف تتقن فن تنظيم الوقت يتم من خلال وضع أولويات للمهام المطلوبة واختيار ما هو الأهم والأفيد للفرد والمحيطين به، من خلال وضع خطة مسبقة في اليوم السابق أو باكرًا في الصباح، ثم التنفيذ .
- ضرورة قراءة الأهداف الموضوعة على مدار اليوم لتذكرها دائمًا، ويمكن استخدام أدوات تساعد على تنظيم الوقت وإدارته بشكل جيد ، كالتي تم توضيحها من قبل.
- استخدام وسائل حديثة تساعد على إدارة الوقت وتحقيق النجاح مثل الوسائل التكنولوجية الحديثة، مثل الحاسب الآلي والإنترنت.
- كيف تتقن فن تنظيم الوقت يحدث عند تنظيم الأشياء المحيطة والمكان الذي يتواجد به الفرد يساعد بشكل كبير على توفير الوقت والراحة النفسية التي يشعر بها الإنسان.
- التركيز وعدم التشتت في أكثر من مهمة يساعد على تنظيم الوقت بشكل جيد، وإتاحة الفرصة للقيام بتنفيذ أعمال المهمة الأخرى.
- الالتزام بعدم التسويف والتأجيل، فهمها أكبر أعداء تنظيم الوقت.
- كيف تتقن فن تنظيم الوقت يأتي عند تجنب التفكير السلبي أثناء القيام بالأعمال، التي قد تؤدي إلى عدم إكماله.
- التنظيم الأسبوعي يعمل على توفير الوقت أثناء تنفيذ الأعمال، حيث أنه يتيح للفرد القدرة على التعامل مع الأمور الطارئة التي قد تحدث على مدار اليوم.
