نموذج خطاب رسمي لشركة

يعتبر هذا النموذج من أهم الوثائق المعترف بها داخل المؤسسات التي تقوم بالعمل الرسمي لأنه لابد من إصدار هذا الخطاب عند القيام بمخاطبة مؤسسة أو شركة أو أي جهة عمل كما يجب أن يكون احترافي ودقيق ويؤدي الغرض من تقديمه، توجد كذلك بعض الشروط التي يجب أن تستوفى في الخطاب، ونتناول خلال سطور هذا المقال نموذج خطاب رسمي لشركة.

نموذج خطاب رسمي لشركة

يتميز هذا الخطاب بأنه من الوثائق الهامة والتي تعمل كحلقة وصل بين المسؤولين والموظفين في الشركة كما يساعد في توصيل المعلومات من شركة إلى أخرى وتبادل العلاقات بينهما البعض،

ونموذج خطاب رسمي للشركة يتمثل فيما يلي:

النموذج الأول 

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، أما بعد:

السيد مدير شركة ……..

تحية طيبة وبعد……..

مقدمه لسيادتكم/…….. الوظيفة/………

أتوجه إلى سيادتكم بعرض عدة نقاط وهي ما يلي:

التمس من سيادتكم النظر في النقاط السالف ذكرها، وتصحيح النقاط التي تحتاج إلى تعديل فيها.

وتفضلوا بقبول فائق احترامي.

مقدمه لسيادتكم

الاسم/………..

التاريخ/…………

توقيع مرسل الخطاب/…………

النموذج الثاني 

تاريخ اليوم/ …………

اسم المرسل وَوظيفته/ …………

اسم الشركة/ …………..

إلى السيد الأستاذ (المرسل إليه)/ ……….

تحية طيبة وبعد …..

أتوجّه إلى سيادتكم بوافر الشكر والامتنان نظرًا لما تبذلونه من اهتمام دائم بالعملاء والموظّفين، أود أن أطلب منكم تقديم توضيح لما قد ورد إلينا من معلومات بشأن (ـــــــــ) نظرا لالتباس الأمر ووجود العديد من النقاط المبهمة.

وتفضلوا بقبول عميق الشكر والاحترام.

مُقدمه لكم / ـــــــــ

توقيع المرسل/ ـــــــــــــ

شاهد أيضًا: أهم نماذج خطاب رسمي لجهات حكومية وإدارية

خطوات كتابة الخطاب الرسمي 

لكي يتم كتابة الخطاب الرسمي يجب اتباع بعض الخطوات البسيطة والسهلة والتي تساعد في تحقيق الغرض من كتابة الخطاب، وخطوات كتابة الخطاب الرسمي هي:

• كتابة التاريخ كامل في الجهة العليا.
• توضيح اسم المُرسل والمُرسل إليه وكذلك اسم الشركة بصورة صحيحة وواضحة.
• إلقاء التحية وذلك بواسطة الكلمات الترحيبية مثل بعد التحية.
• كتابة أساس الموضوع والذي يشترط أن يكون منطقي وبصورة موجزة مع ذكر صيغة الجمع.
• كتابة عبارة شكر وتقدير وامتنان ومنها لكم كل الاحترام والتقدير والامتنان والحب.
• كتابة بيانات المُرسل واسمه وعنوانه.
• يجب خلوه من أي أخطاء إملائية فيجب أن تستخدم العبارات المعبرة والبسيطة.
• يجب استخدام بعض علامات الترقيم التي تناسب الخطاب الرسمي. 

شكل الخطاب الرسمي 

الخطابات الرسمية لا تختلف عن بعضها البعض من ناحية الشكل ولكن الاختلاف فقط يكون في المضمون، وللمزيد من المعلومات عن شكل الخطاب الرسمي تابع النقاط التالية:

• يجب استخدام ورق ذات لون أبيض أو أصفر ولكنه فاتح، يجب أن يتضمن الورق الشعار الخاص بالجهة المُرسل إليها الخطاب.
• ينبغي أن يُكتب الخطاب الرسمي على برنامج الورد ويكون حجم الخط 16 ونوعه Arial.
• الحالات التي يتم فيها كتابة الخطاب بشكل يدوي يحب أن يكون الخط مفهوم وواضح ويتم استخدام اللون الأزرق وليس أي لون آخر وذلك للتفرقة بين أصل وصورة الخطاب.
• لا ينبغي أن يشتمل الخطاب على أي رسومات أو صور أو زخارف أو إطارات خارجية للصفحة.
• يجب ترك مسافات تباعدية مناسبة بين أسطر الكتابة وذلك حتى يكون الخطاب متناسق وواضح. 

شاهد أيضًا: خطاب تقديم على وظيفة – صيغة خطاب رسمية للتقدم على وظيفة

أنواع الخطابات الرسمية

تتعدد أنواع الخطابات التي تتم بين الشركات وكل خطاب له غرض وهدف معين تم إعداده من أجله، وتتمثل أنواع الخطابات الرسمية في النقاط التالية:

• الخطاب الإداري: هو خطاب يقوم المدير الإداري بإصداره ويشتمل هذا النوع على توضيح قرارات وتعاليم معينة أو الإعلان عن بعض الأمور وذلك لمخاطبة الموظفين العاملين داخل الشركة أو المؤسسة.
• الخطاب التجاري: يستخدم هذا النوع من الخطابات داخل المؤسسات التجارية حتى يتم الإعلان عن بعض المنتجات.
• يشتمل هذا الخطاب على بعض المعلومات المعينة مثل الترويسة التي توجد في الجهة العليا من الخطاب وهي توضح معلومات الجهة الرسمية مثل ما يلي:
• نوع النشاط التجاري.
• اسم المؤسسة.
• المكان.
• البريد الإلكتروني.
• الشعار.
• السجل التجاري.
• رقم الهاتف. 

أهمية الخطاب الرسمي 

يمتلك الخطاب الرسمي أهمية كبيرة وبالغة على المستويين الاجتماعي أو العملي فهو عبارة عن حلقة تواصل بين الأشخاص أو مؤسسات العمل أو هيئات العمل الرسمية، وتكمن أهمية الخطاب الرسمي فيما يلي:

• هو وسيلة تواصل صحيحة وسليمة بين مختلف الجهات والمؤسسات الحكومية وبعضها البعض.
• يساعد في اتصال الموظفين والرؤساء والمديرين داخل الشركة وخاصةً في حالات تقديم اقتراح أو الاستفسارات أو تقديم الشكاوى.
• يلعب دور كبير في توفير الوقت والجهد الذي يبذل عند الذهاب للمصالح أو الجهات أو الشركات وتأديه الغرض المنشود.
• يتم في الخطاب الرسمي توثيق الكثير من الأمور المهمة والخاصة بالشركة واللجوء إليها عند الحاجة. 

شاهد أيضًا: خطاب نقل كفالة سائق خاص

نصائح عند كتابة الخطابات الرسمية 

هناك بعض التعليمات والنصائح التي يجب وضعها في عين الاعتبار عند القيام بكتابة الخطابات الرسمية حتى يأتي بنتيجة فعالية ويؤدي الهدف المقدم إليه، وتتمثل نصائح كتاب الخطابات الرسمية فيما يلي:

• يجب استخدام كلمات واضحة وألفاظ دقيقة.
• يشترط ترتيب الأفكار وسردها بشكل منطقي كما ينبغي الصدق في سرد المعلومات.
• الاهتمام بالموضوعية والالتزام بها والبعد عن الألفاظ الأدبية والمحسنات البديعية.
• يجب كتابة الكلمات التي تؤدي الغرض من الخطاب الرسمي.
• ينبغي استخدام الأسلوب المنطقي والبعد عن الأسلوب الشخصي والمشاعر الشخصية.
• يجب الإلتزام بكل عنصر ووضعه في مكانه الصحيح والمناسب وعدم ذكر العنصر الثاني قبل الانتهاء من الأول.