دليلك السريع لمهام السكرتارية التنفيذية 

يمكن تعريف السكرتير التنفيذي على أنه هو الفرد المسؤول عن تنظيم الجدول الزمني لجميع المدراء التنفيذيين، كما يعد مسؤولًا عن أداء عدة مهام إدارية متنوعة، وحتى ينجح الفرد في مهام السكرتارية التنفيذية عليه أن يتحلى ببعضًا من القدرات الخاصة بإدارة الوقت والتنظيم باحترافية، حتى يمكن للمديرين تنفيذ أعمالهم بنجاح دون التعرض لعقبات، فالهدف الرئيسي من وظيفة السكرتير هو المساعدة في تنفيذ الأعمال من خلال القيام بكافة مسؤولياته بالكفاءة المطلوبة وفي الوقت المناسب. 

مهام السكرتارية التنفيذية 

 يمكن القول بأن مهام السكرتارية التنفيذية من المهام الأساسية في أي هيكل إداري، تتمثل المهام الإدارية للسكرتارية، في الآتي: 

• تنظيم المواعيد والوقت. 
• حضور الاجتماعات، كاجتماعات مجلس الإدارة، والمؤتمرات. 
• الحفاظ على جدول الأعمال التنفيذية. 
• الرد على المكالمات الهاتفية. 
• تنفيذ إجراءات وترتيبات السفر للمدريين التنفيذين. 
• تجهيز الفواتير، والبيانات المالية. 
• الاحتفاظ بالمستندات السرية بطريقة آمنة. 
• التعامل مع كافة المراسلات سواء الواردة أو الصادرة، وبالتالي عليه تحديد الأولوية. 
• القيام بإجراء البحوث، وإعداد التقارير بالشكل المطلوب. 
• جدولة الاجتماعات. 
• الاحتفاظ بكافة السجلات الورقية والإلكترونية بشكل منظم، يسهل الوصول إليه عند الحاجة. 
• متابعة اللوازم المكتبية، وطلب ما يحتاجونه من لوازم مكتبية للمديرين التنفيذيين. 
• توزيع مذكرات المراسلات، والفاكسات، والنماذج، والخطابات. 
• متابعة قوائم جهات الاتصال، والاحتفاظ بها. 
• المساهمة في عمل التقارير المجدولة. 
• تسوية تقارير المصروفات. 
• صيانة وتطوير نظام الملفات. 
• توفير الدعم العام للزائرين. 

اقرأ أيضًا: مفهوم السكرتارية | أشهر 11 مشاكل للسكرتارية

مسؤوليات السكرتارية التنفيذية 

تعد وظيفة السكرتارية التنفيذية هى حجر الأساس في تطوير العمل، وبالتالي تقدم المؤسسة وتنفيذ جميع أعمالها بنجاح.

حيث يقوم السكرتير التنفيذي بتنفيذ كافة الأمور الحساسة والضرورية الخاصة بالإدارة، وفيما يلي سنوضح أبرز المسؤوليات الخاصة بالسكرتارية التنفيذية: 

معالجة البريد

ويقوم السكرتير التنفيذي بمعالجة البريد، والذي يتمثل في الآتي: 

• تسجيل وإرسال البريد الصادر. 
• استقبال البريد اليومي. 
• عرض البريد على المدير. 
• على السكرتير التنفيذي، توجيه البريد تبعًا للاختصاص. 
• عليه بحفظ البريد الموجه من أجل الحفظ. 
• تجهيز وتصوير البريد تبعًا للأهمية. 
• يجب عليه حفظ صور عن البريد الصادر. 

معالجة الاتصالات الهاتفية

ويتمثل دوره في معالجة الاتصالات الهاتفية في القيام بالتالي: 

• إجراء كافة الاتصالات للمدير. 
• تسجيل وتدوين المكالمات الهاتفية، وما الهدف منها للمدير. 
• عليه بتحويل الاتصالات للجهات المسؤولة. 
• التعرف على المتصل، وماذا يريد من هذه المكالمة. 
• الرد على جميع المكالمات الواردة. 
• يتوجب عليه تحضير دليل مختص بكافة الهواتف والعناوين. 

تنظيم الاجتماعات 

تتضمن تنظيم الاجتماعات ما يلي: 

• القيام بحجز القاعة المناسبة لإجراء الاجتماع. 
• توزيع الأوراق الخاصة بالاجتماع. 
• استقبال جميع من سيشارك في الاجتماع. 
• تجهيز القاعة الخاصة بالاجتماع. 
• توجيه الدعوات للأشخاص المشاركين في الاجتماع. 
• تسجيل وتدوين جميع الملاحظات التي أجريت خلال الاجتماع. 

ترتيب السفريات

وتتضمن هذه المهمة، في قيام السكرتير بإجراء ما يلي: 

• جمع المعلومات والبيانات الخاصة بالسفر. 
• يمكنه الغاء الزيارة بناًء على طلب المدير. 
• تجهيز ملف السفر. 
• إبلاغ الجهات المختصة بموعد وصول المدير. 
• إجراء وتنفيذ الحجوزات المطلوبة مع متابعتها والتأكيد عليها. 

تنظيم مواعيد المدير

على السكرتير التنفيذي تنظيم مواعيد المدير، من خلال القيام بما يلي: 

• تدوين بيانات الزوار. 
• إعداد البيانات اللازمة للمدير. 
• عرض الأجندة على المدير. 

إعداد المراسلات

تتضمن مهمة إعداد المراسلات ما يلي: 

• تجهيز وتصميم النماذج اللازمة للعمل. 
• طباعة المادة المحررة. 
• تحرير المادة المكتوبة. 
• القيام بتصوير كافة المستندات والأوراق المطلوبة. 
• تصدير المراسلات الصادرة. 

تنظيم محفوظات الإدارة

وتتمثل في قيام السكرتير التنفيذي بإجراء التالي: 

• فهرسة المحفوظات. 
• احضار الملفات المطلوبة. 
• التخلص من المحفوظات التي لم تعد تستخدم. 
• ترميز المحفوظات. 
• تصنيف وتقسيم المحفوظات. 
• ترتيب وإعداد المكان الملائم للاحتفاظ بالمحفوظات. 

متابعة الأعمال الإدارية:

وتتضمن متابعة الأعمال الإدارية ما يلي: 

• حفظ كافة الموضوعات بعد الانتهاء منها في ملفها الخاص. 
• متابعة ملف المتابعة بصورة يومية. 
• تحديد كافة الموضوعات التي تتطلب متابعة. 
• القيام بإجراء ما يلزم بهدف متابعة كافة الموضوعات. 

اقرأ أيضًا: اصدار وثيقة العمل الحر

إنشاء الأعمال المرتبطة بشؤون العاملين في الإدارة 

وتتمثل مسؤولية إنشاء الأعمال المرتبطة بشؤون العاملين في الإدارة، في قيام السكرتير التنفيذي بإجراء ما يلي: 

• تحضير كافة الخطابات الخاصة بطلبات الموظفين بالإدارة. 
• تنسيق إجراءات جميع الأعمال الإضافية للموظفين. 
• رفع التقارير الخاصة بحضور وانصراف الموظفين بالإدارة المختصة. 
• تنسيق إجازات الموظفين بالإدارة. 

استخدام تطبيقات الحاسب الآلي

على السكرتير التنفيذي أن يكون على علم ودراية بتطبيقات الحاسب الآلي المتنوعة والتي يحتاجها العمل، وتتمثل مهمة استخدام تطبيقات الحاسب الآلي في قيام السكرتير التنفيذي بما يلي: 

• الاطلاع على كل ما هو جديد من برامج الحاسب الآلي، وخاصًة الذي يحتاجها العمل. 
• تنسيق وتصميم الهيكل التنظيمي الخاص بالإدارة. 
• على السكرتير التنفيذي إنشاء قواعد بيانات خاصة بالإدارة من خلال استخدام Access. 
• على السكرتير التنفيذي تنظيم المواعيد عن طريق استخدام برنامج Out Look. 
• يجب على السكرتير التنفيذي، تحضير وإنشاء الجداول، من خلال استخدام تطبيق Excel . 
• تنسيق وتصميم عرض الشرائح، عن طريق استخدام تطبيق Power Point. 
• ينبغي على السكرتير التنفيذي القيام بمعالجة النصوص، والبيانات عن طريق استخدام برنامج Word. 

اقرأ أيضًا: الفرق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي