تعريف الهيكل التنظيمي وانواعه واهم وظائفه

تعريف الهيكل التنظيمي، هو نقطة البداية في بناء أي مؤسسة إدارياً لذلك يجب على كل مسئول أن يكون على علم بالهيكل التنظيمي حتى يتمكن من تطوير المنظمة والحفاظ عليها، لذلك ومن خلال هذا المقال سنتعرف على الهيكل التنظيمي وأنواعه ووظائفه بشكل مبسط.

تعريف الهيكل التنظيمي

تعددت التعريفات الخاصة بالهيكل التنظيمي، فقد وضع علماء الإدارة الكثير من التعريفات له، ومن أشهر التعريفات له هو تعريف ماكس والذي عرفه على أنه مجموعة من واللوائح البيروقراطيّة التي تعطي الحق للأفراد أن تصدر الأوامر للأفراد الآخرين على نحو يحقِّق الرُّشد، والكفاءة.

وعلى الرغم من اختلاف علماء الإدارة حول إيجاد تعريف واحد للهيكل التنظيمي، إلا أنهم اتفقوا على المعنى العام له، حيث أنه يعبر عن سير العمل بالمنظمة من خلال رسم توضيحي يبين التسلسل الهرمي للوظائف الموجودة بالشركة.

وعلاقة كل وظيفة بالأخرى، ويبين من خطوط السلطة الموجودة داخل الشركة ومن من يأخذ كل فرد تعليماته ولمن يعطي الأوامر.

فبصورة عامة يمكن القول بأن الهيكل التنظيمي هو الرسم التوضيحي للتركيب الداخلي لأي منظمة، بحيث يوضح التقسيمات الداخلية داخل المنظمة، كما يوضح أشكال الاتصالات الإدارية بالمنظمة.

ننصحك بقراءة: تعريف إدارة الموارد البشرية و4 خطوات لإداراتها

أنواع الهيكل التنظيمي

توجد أنواع عديدة ومختلفة من الهياكل التنظيمية، ويتحدد نوع الهيكل التنظيمي المستخدم وفقًا للهدف منه ووفقاً لحجم الشركة وثقافتها، ولكل نوع من الهياكل التنظيمية مزايا وعيوب، ومن أبرز تلك الأنواع ما يلي:

• الهيكل الهرمي: وهو من أشهر أنواع الهياكل التنظيمية، وغالبًا ما يتم استخدامه في الشركات الصغيرة، حيث يتسم بالبساطة والسهولة، وتتدرج فيه السلطات بشكل هرمي وتتركز السلطة في قمة الهرم.
• الهيكل الشبكي: وهو هيكل يحتاج لعدد قليل من المديرين التنفيذين لمتابعة الأعمال داخل الشركة وخارجها، وعلى الرغم من بعض المزايا التي يوفرها التعامل مع مصادر خارجية لإنهاء أعمال المنظمة، إلا أن ذلك يمثل مخاطرة أيضًا.
• الهيكل المسطح: وهو هيكل تكون فيه المستويات الإدارية قليلة، حيث يتسم بالمرونة والسرعة في اتخاذ القرارات، ويعطى مساحة أكبر للمديرين في التصرف.
• الهيكل التنظيمي الوظيفي: وهو تنظيم يتم التقسيم فيها على أساس الوظائف، وهو يضمن تبادل الخبرات ولكنه يصعب عملية الرقابة.

قد يهمك أيضًا: أهمية الدورات التدريبية وإيجابياتها التي ترتقي بدارسيها لأعلى المستويات

خصائص الهيكل التنظيمي

يجب عند وضع هيكل تنظيمي مراجعة الخصائص التي يجب أن يتسم بها، وذلك من أجل وضع هيكل مميز، ومن أبرز خصائص الهيكل التنظيمي ما يلي:

• وضوح التدرج: فيجب أن يوضح الهيكل التنظيمي التدرج الإداري في المنظمة بصورة مباشرة، ويكون ذلك معروف ومبين لجميع العاملين.
• المرونة: فيجب أن يكون الهيكل مرن ويصلح للتعامل في جميع الأوقات وفى الحالات الطارئة.
• عدم ازدواجية القيادة: حيث يجب أن يكون الهيكل موضح به قيادة واحدة لكل موظف، فمن أكبر الأخطاء أن يتلقى الموظفات تعليمات من أكثر من جهة.
• التوافق: فيجب على المنظمة اختيار الهيكل التنظيمي المناسب لحجمها وأهدافها ويتوافق مع احتياجاتها.
• سهولة التواصل: فيجب أن يضمن الهيكل التنظيمي سهولة التواصل بين الإدارات والأشخاص في تلقى التعليمات أو رفع التقارير.
• التخصص وتقسيم العمل: حيث يجب أن يضمن لهيكل وظيفة محددة لكل شخص، وتكون واضحة ضمن سلسة الهيكل التنظيمي.
• التوازن: بحيث يجب وضع لكل فرد مجموعة متوازنة من الصلاحيات التي يتعامل بها.
• مبادئ الهيكل التنظيمي

لبناء هيكل تنظيمي بصورة صحيحة يجب من الاعتماد على عدة مبادئ، حتى يتم تصميم هيكل سليم وفعال، ومن أهم تلك المبادئ ما يلي:

• تحديد الأدوار: حيث يجب أن يكون كل موظف على علم بالدور المطلوب منه القيام به بكل دقة.
• قلة المستويات الرأسية: وعلى الرغم من أن هذا المبدأ قد لا يتناسب مع بعض المنظمات، إلا أنه يجب أن تقلل المستويات الإدارية حتى يضمن الإنجاز بشكل أسرع.
• الأهداف الواضحة: يجب أن يضمن الهيكل التنظيمي تحقيق الهدف من وجوده وفقاً لرؤية الشركة.
• تقسيم الوظائف: حيث يجب أن يكون التقسيم داخل الهيكل التوظيفي وفقاً لنوع العمل والتخصص.
• التخصص: فيجب أن يجمع الهيكل التنظيمي كل تخصص تحت نقطة واحدة، بحيث يضمن تبادل الأفكار والخبرات.
• الأنشطة الرئيسية: عند التخطيط للهيكل التنظيمي، يجب وضع الأنشطة الأساسية للشركة أولا ثم تقسيمها إلى تخصصات فرعية في حالة الحاجة إلى ذلك.
• عدد المرؤوسين: فيجب تقسيم عدد المرؤوسين إلى مجموعات لا تزيد عن 6 أفراد تحت قيادة كل مشرف حتى يمكن الحصول على أفضل نتائج.
• التدرج: بحيث يجب احترام التدرج الوظيفي وفقاً للهيكل التنظيمي، وعدم السماح بتخطي ذلك.

لا يفوتك معرفة: ماهية الفرق بين المؤسسة والشركة

مكونات الهيكل التنظيمي

يتكون الهيكل التنظيمي الفعال من عدة عناصر والتي حددها العالم الإداري هنري منتسبرج، لتشمل المكونات الأتية:

• الإدارة التشغيلية: وهي تمثل قاعدة الهيكل التنظيمي، وتتمثل في الفئة التي تعمل على تنفيذ عمليات التشغيل بالشركة.
• الإدارة العليا: وهي الفئة المسئولة عن التخطيط للشركة ووضع الأهداف والاستراتيجيات الخاصة بها.
• الإدارة الوسطي: وهي حلقة وصل بين الإدارة العليا والإدارة التشغيلية، حيث تقوم بتحويل أهداف الشركة إلى خطط تنفيذية يمكن تحقيقها.
• المستشارون: وهم من يقومون بتقديم الاستشارات والنصائح لتنفيذ الأعمال.
• الدعم اللوجيستي: وهي الإدارات المسئولة عن تسهيل الأعمال داخل الشركة، مثل السكرتارية والعلاقات العامة.
• الايدلويجى: وهي قيم وثقافة الشركة والتي يتحدد على أساسها شكل الشركة وشكل هيكلها التنظيمي.

تعرف على: ما هي الموارد البشرية واشهر انواعها

تحتاج كل شركة إلى تعريف الهيكل التنظيمي بدقة وعرضه على موظفيها حتى تتمكن من تحقيق الاستقرار الإداري الذي تطمح له، كما تحتاج أيضا إلى اختيار نوع الهيكل التنظيمي الذي يتناسب مع ثقافتها وأهدافها.