سجل الحضور والانصراف للموظفين
سجل الحضور والانصراف للموظفين من أكثر الأمور التي يجب أن يهتم بها المسؤول عن الموظفين في العمل وذلك حتى يتم تنظيم العمل من حيث تحديد مدى انتظام الموظفين في العمل من خلال أوقات حضورهم وانصرافهم لمعرفة جديتهم في عملهم وتحملهم المسؤولية ويمكن لأي مسؤول أن يقوم بذلك بكل سهولة من خلال سجل الحضور والانصراف للموظفين والذي يمكن الحصول عليه من خلال برامج المايكروسوفت اوفيس وسنتحدث عن كل التفاصيل خلال هذا المقال.
سجل الحضور والانصراف للموظفين
على كل مسؤول داخل شركته أن يقوم بتتبع مواعيد حضور وانصراف الموظفين لمعرفة مدى انتظامهم بدوام العمل لأنه يتم تحديد نجاح أي منظومة من خلال النظام والالتزام به بداخلها ويجب استخدام سجل الحضور والانصراف للموظفين يعتمد على بعض الأمور المعينة وهي:
- وقت دوام العمل من بدايته وحتى النهاية بالإضافة إلى الوقت المستقطع من العمل خلال اليوم.
- مدى الحضور وذلك على مدار اليوم أو الأسبوع أو الشهر أو العام.
- الوقت المخصص للاستراحة في يوم العمل.
- أيام الاجازات الشخصية للموظفين.
- أيام اجازات الموظفين المرضية إذا تعرض أحدهم لحادث أو شيء يمنعه من الاستمرار في العمل.
- أيام العطلات العامة والرسمية في الشركة وتنطبق على جميع الموظفين.
قد يمكنك التعرف على: طريقة التقديم على حافز
أهمية نموذج الحضور والانصراف للموظفين
لإعداد نموذج الحضور والانصراف للموظفين أهمية بالغة ويجب أن يتم تحديد كل شيء خاص بالمواعيد في هذا النموذج وذلك لما له أهمية كبيرة جدًا يمكن توضيحها خلال النقاط الآتية:
- تحديد المشكلات التي تخص الحضور في العمل من خلال السجل المسجل به كل شيء بالتفصيل.
- الحد من مشكلة الغياب الطويل عن العمل بدون داعي.
- المساهمة في تحسين معنويات الموظف مما يحسن إنتاجهم وذلك من خلال الموافقة على الإجازات في أوقات مناسبة.
- القدرة على احتضان العمل من بعيد.
- القدرة على جدولة الإجازات وتسجيلها بكل بساطة.
- دفع كافة رواتب الموظفين في المواعيد المحددة لذلك وعدم تأخيرها عليهم.
- الكشف عن مدى اهتمام الموظفين بعملهم وقدرتهم على الحضور في الوقت المناسب لمعرفة من أجدر بمكانته.
- كشف الموظفين ذوي الغيابات المتكررة بدون اسباب واضحة.
- المقارنة بين عدد ايام حضور الموظفين مقابل الايام التي يأخذونها كإجازات شخصية أو اجازات مرضية.
- تحليل انتاج الموظفين بدقة حتى يتم تحديد استمراره في العمل أو فصله والإتيان بمن هو أجدر.
قد يهمك معرفة: برنامج حضور وانصراف مفتوح المصدر
تحميل نموذج حضور وانصراف الموظفين word
يشتمل جدول الحضور والانصراف للموظفين على بعض الأمور المهمة منها اسماء كافة الموظفين ومقابلها أوقات حضورهم وانصرافهم عن العمل وبجانب ذلك مرفقات صغيرة تختص بتوقيع الموظفين في أيام حضورهم.
يتضمن جدول الحضور والانصراف للموظفين على بعض الخانات الصغيرة في آخره والتي يرمز لها ببعض الرموز الدالة على غياب الموظف أو تأخره أو مغادرته في وقت باكر قبل انتهاء دوامه.
يمكن استخدام هذا النموذج من خلال تحميله من على الهاتف المحمول وهو برنامج الوورد word والذي يمكن تحميله بكل سهولة من خلال متجر جوجل بلاي ومن خلاله يتم تحميل هذا النموذج وطبعه واستخدامه بكل سهولة.
شاهد أيضا: برنامج مراقبة اجهزة الكمبيوتر على الشبكة
خطوات تسجيل حضور وانصراف الموظفين word
يستطيع أي شخص أن يقوم بعمل نموذج للموظفين يحتوي على خانات بها أسمائهم وأوقات دوامهم في العمل مرفقة بحالتهم من حضور أو انصراف أو غياب أو غير ذلك وخلال ما يأتي نوضح لكم طريقة اعداد نموذج الحضور والانصراف للموظفين من خلال word:
- يتم الدخول إلى برنامج الوورد من خلال برنامج المايكروسوفت اوفيس.
- ستظهر لك الكثير من النماذج قم باختيار النموذج الذي تجده فارغًا داخل البرنامج.
- ابدأ بتحضير النموذج من خلال كتابة اسم العنوان في أعلى الصفحة الفارغة.
- قم بكتابة التاريخ واليوم أسفل العنوان الذي قمت بكتابته مع الحرص على ترك بعض الفراغات لتعبئتها.
- بعد ذلك ادخل الى لائحة ادراج ليتم اختيار جدول مناسب.
- اختر جدول من خلال اللائحة مكون من خمسة أعمدة والصفوف يتم تحديدها عدد الموظفين في العمل ويتم إضافة اثنين إضافيين على عدد الموظفين.
- قم بتحديد واختيار تنسيق النموذج من خلال اللائحة التي تظهر أمامك.
- ابدا بكتابة (اسم الموظف) في أول خانة أمامك على رأس الصفوف في أول عمود.
- قم بتظليل الصف الذي يحتوي على اسم الموظف ومعه صف آخر تحته وانقر فوق العمود مرة أخرى لتظهر لك العديد من الخيارات حدد من خلالها دمج الخلايا.
- قم بالضغط فوق الصف الأول ومعه الصف الثاني والصف الاول من العمود الثالث والقيام بدمجهم مع بعضهم واكتب بداخل الخانة الرأسية كلمة (الحضور).
- أما في الخانتين اللتان تحت خانة الحضور قم بكتابة فيهم الوقت، والتوقيع.
- سيتم تكرار أمر الدمج من خلال دمج الصف الرابع والخامس مع الصف الثالث فقط ليصبح الجدول عبارة عن ثلاث خانات مرفقة بخمسة أعمدة واكتب على تلك الخانة الثالثة كلمة (انصراف) والخانتين أسفلها اكتب كلمتي الوقت، والتوقيع.
- إضافة خانة أخرى ليصبح عدد الأعمدة ستة بدل من خمسة وهذه الخانة اختياري ويتم من خلالها تحديد حالة الموظف حيث يكتب على رأسها (حالة الموظف) من غياب أو تأخر أو مغادرة عن العمل قبل انتهاء الدوام أو الإجازة الشخصية والمرضية.
- يمنك استخدام بعض الرموز الهامة عند غياب الموظف أو تأخره أو مغادرته المبكرة حيث أن استخدام كل حرف يدل على الحال فحرف (غ) يدل على الغياب وحرف (ت) تدل على التأخير وحرف (س) دالة على مغادرته باستئذان مبكرًا عن موعد الانتهاء.
